Elles ne sont pas toujours les préférés de tout le monde, mais les fêtes de fin d'année sont une fête de base pour la plupart des entreprises. C'est aussi une excellente occasion à saisir si elle est planifiée avec soin. Si vous avez été chargé de planifier la fête de Noël annuelle des employés de votre entreprise, votre objectif devrait être de tirer le meilleur parti possible de votre événement spécial tout en maintenant des coûts raisonnables. En évaluant soigneusement la meilleure façon d'approcher et d'organiser cette fête des Fêtes, vous pouvez créer une expérience qui non seulement rehausse le moral de l'entreprise, mais qui augmente également la satisfaction et la rétention des employés à tous les niveaux.
Il est important de commencer par les éléments de base - le thème de la fête, l'endroit où elle aura lieu, le nombre de personnes qui viendront, le moment où elle aura lieu et les aliments et boissons qui seront servis pendant l'événement - avant de passer à la planification spécialisée et à l'exécution des activités.
01 Etablissez les bases de votre fête d'entreprise du temps des Fêtes
Bien sûr, comme pour tout autre événement ou projet, vous devez créer un plan de projet qui identifie les détails de l'événement pour la fête des employés. Le thème, le lieu, l'heure, la date, le nombre d'invités, le choix des aliments et des boissons, le décor et l'ordre du jour de l'événement doivent tous être pris en considération avant de commencer à exécuter votre événement.
Chaque bonne fête a besoin de ces éléments essentiels pour réussir, mais il n'est pas nécessaire que tout soit gravé dans le marbre avant de commencer à verrouiller les détails (comme la réservation d'une salle, d'un traiteur ou la planification d'un agenda).
Bien qu'il existe de nombreuses façons d'aborder ces décisions et que le choix d'idées de plus haut niveau, comme le thème et le calendrier, relève souvent des dirigeants de l'entreprise plutôt que du producteur de l'événement, il est préférable de travailler avec une équipe pour décider quels détails conviennent à votre entreprise particulière.
02 Choisissez l'heure la plus efficace pour la tenue de votre événement
Le meilleur moment pour organiser une fête des employés est probablement pendant l'heure du dîner. Les données historiques des fêtes de fin d'année de montrent une tendance croissante dans cette direction, reflétant le fait que près de la moitié des événements d'entreprise en 2013 ont eu lieu pendant l'heure du déjeuner.
Malheureusement, tout le monde n'a pas la possibilité de participer à l'événement parce que quelqu'un doit rester en entreprise pour répondre aux appels des clients et faire avancer les affaires. Mais un événement à l'heure du déjeuner réduit les coûts et les obligations des employés en matière de temps personnel et d'engagements.
Si vous décidez d'opter pour un événement en soirée, vous devrez vous demander quelle est la meilleure soirée. Même si certains peuvent penser que le vendredi est le meilleur choix parce que la plupart des employés seront en congé la fin de semaine, c'est aussi le jour le plus populaire de la semaine au restaurant et dans d'autres lieux, c'est-à-dire la période la plus coûteuse. Peu d'entreprises voudront considérer le dimanche soir, donc il semble que la prochaine meilleure option pourrait être le lundi soir, car c'est habituellement la nuit la moins fréquentée dans les restaurants.
03 Envisagez d'organiser une fête pendant la contre-saison
Plutôt que de manquer à la fête annuelle de Noël , pourquoi ne pas envisager d'organiser un événement spécialement pour les employés, alors que rien d'autre n'obstrue le calendrier du bureau ?
Au début d'octobre et à la fin de janvier, c'est le moment idéal pour organiser une fête annuelle. Les sites hors site sont plus disponibles et vous pouvez économiser de l'argent sur les frais de traiteur et les forfaits de fête lors d'un événement hors saison.
L'un des inconvénients de créer une fête d'appréciation annuelle au lieu d'une fête de Noël traditionnelle est que les employés pourraient ne pas se souvenir aussi facilement de cette tradition. Un peu plus de battage publicitaire pourrait être nécessaire pour s'assurer que les gens l'inscrivent sur leurs calendriers.
04 Choisissez une équipe pour aider à l'exécution de l'événement
La qualité de votre équipe organisatrice sera en corrélation directe avec le calibre de votre événement. Il est important de trouver la bonne taille d'équipe et de choisir des membres compétents pour faire une rencontre mémorable.
Un plus petit groupe de personnes rendra probablement la planification plus rapide et plus rentable, mais de nombreuses organisations font appel à un grand comité de personnes, de sorte qu'un plus grand nombre d'employés seront représentés dans la planification de l'événement. Étant donné que la planification des fêtes prendra du temps en dehors des responsabilités professionnelles habituelles des membres, il est probablement préférable de créer la plus petite équipe possible qui soit encore représentative de l'ensemble de votre entreprise.
Quelle que soit la taille de l'entreprise, vous devez choisir les personnes en fonction de leur capacité d'exercer une influence positive sur les autres employés. Un rendez-vous au sein de l'équipe de planification peut également servir de récompense ou d'incitatif. Le planificateur d'événements de l'organisation devrait travailler avec un chef de file des ressources humaines ou du marketing - quelqu'un autorisé à approuver le plan - pour aider à prendre ces décisions et à choisir les meilleurs membres de l'équipe.
05 Créez un menu de fête de fin d'année économique
Lorsqu'il s'agit de choisir ce qu'il faut donner à manger à vos employés pendant votre fête des Fêtes, un certain nombre d'astuces peuvent vous faire économiser de l'argent tout en vous offrant un excellent repas. Les repas à l'assiette sont souvent plus économiques que les buffets, et ils permettent une présentation plus élégante que de faire la queue et de se servir soi-même.
Bien sûr, votre menu doit renforcer le thème de votre événement, et vous devriez essayer de choisir des articles qui incorporent les couleurs ou la marque de votre événement, mais cela ne signifie pas que vous avez besoin de louer des draps de vacances coûteux et autres décors.
La sélection d'articles modestes ou de fruits frais pour les centres de table, la limitation de la consommation d'alcool et l'hébergement dans un lieu qui offre des décorations de Noël et des options de prix sont d'excellents moyens de réduire les coûts tout en offrant à vos employés une bonne expérience.
06 Décidez des niveaux et des limites de consommation d'alcool
Depuis des années, les organisations limitent la consommation d'alcool lors des fêtes de fin d'année pour diverses raisons. Ce plafond est l'un des moyens les plus faciles de contrôler le budget et de limiter les distractions par rapport au message de l'événement.
Pourtant, la plupart des employés ne veulent pas assister à une fête d'entreprise qui n'offre pas de boissons alcoolisées sous une forme ou une autre. Pour cette raison, vous voulez réduire votre sélection de boissons alcoolisées ou même créer des cocktails de signature bon marché pour réduire les coûts et maintenir les niveaux d'intoxication au plus bas.
Vous pourriez aussi envisager de limiter le menu au vin, de fermer le bar plus tôt ou de n'offrir des boissons que pendant le repas afin de réduire davantage les coûts et de limiter le risque que les employés deviennent trop bruyants lors d'un événement d'entreprise. Dans tous les cas, vous devriez absolument vérifier votre police d'assurance pour vous assurer d'être couvert en cas de problème lié à la consommation d'alcool.
07. Offrez un cadeau d'entreprise à vos collaborateurs
Les cadeaux de fin d'année ne sont pas uniquement destinés aux clients. Vous pourrez également offrir à vos collaborateurs de jolis cadeaux, décoratifs ou bine de beaux vases et contenants pour plantes afin de qu'ils aient un souvenir de ce repas de fêtes d'entreprise.
08 Envisagez d'organiser un échange de cadeaux
En général, de nombreuses organisations incluent un échange de cadeaux entre les employés lors de leurs fêtes de fin d'année. Toutefois, si l'organisation est plus grande, il est peut-être préférable de laisser cela au niveau ministériel plutôt qu'à celui de l'ensemble des employés. S'organiser à une telle échelle peut s'avérer difficile, surtout si vous ne connaissez pas bien certains services et leurs employés.
Cependant, s'il y a un échange de cadeaux, c'est une bonne idée pour l'hôte ou l'organisateur d'imposer un plafond financier sur les cadeaux - peut-être 10 $ - pour éviter les problèmes gênants associés au prix des cadeaux.
De plus, la mise en place d'un " éléphant blanc " ou d'un échange de cadeaux " tout compris " de type similaire où chacun dans l'entreprise est invité à participer sur un plan individuel pourrait aider à prévenir les cauchemars organisationnels où un invité ne reçoit pas un cadeau parce qu'un autre a oublié d'en apporter un.
09 Déterminez si la collecte de fonds convient à votre événement
Les collectes de nourriture, de vêtements et de jouets font partie de la culture de nombreux organismes, et certains encouragent même les dons en argent. Néanmoins, demandez-vous si la fête d'appréciation des employés à l'échelle de votre entreprise est le bon endroit pour une activité de financement.
Bien qu'il soit très utile de souligner une cause particulière pour la fête de Noël, il peut être utile pour l'organisme d'encourager seulement les dons autres qu'en espèces et les dons en nature qui peuvent profiter à l'organisme de bienfaisance appuyé. Ainsi, chacun a la possibilité d'offrir un cadeau d'une valeur adaptée à son budget personnel.
10 Évaluer les commandites de fournisseurs pour votre événement
Toutefois, les organisateurs d'événements et leurs clients voudront peut-être rester concentrés sur l'objectif de la fête qui est d'apprécier les employés plutôt que d'impartir les coûts à des fournisseurs commandités.
Les employés estiment souvent que le coût de ces événements spéciaux devrait être couvert par le budget de fonctionnement de l'employeur. Si l'organisation n'a pas les moyens d'organiser une activité d'appréciation pour ses employés ou si elle ne fait pas partie du plan d'affaires pour quelque raison que ce soit, l'employeur ne devrait pas chercher à obtenir des revenus de l'extérieur pour couvrir les coûts par des commandites.
11. Rappelez aux employés les règles a respecter
Le meilleur conseil pour tous ceux qui assistent à une fête des Fêtes est de s'assurer que vous vous souvenez de l'heure d'arrivée et de mettre les autres à l'aise. Mais c'est aussi une bonne idée d'énoncer au préalable des règles de base précises dans une note de service à l'échelle du bureau.
Les erreurs d'étiquette à éviter lors d'une fête des Fêtes comprennent le fait d'éviter de trop boire, de manger, de se plaindre, d'arriver trop tôt ou de partir trop tard, de porter des vêtements inappropriés et d'amener des invités excessifs - tout cela peut non seulement avoir un impact sur les expériences des autres à l'événement mais aussi sur les coûts de la compagnie.
Bien qu'une fête d'entreprise annuelle ait pour but de rassembler l'équipe et de réduire les inhibitions sur le lieu de travail, rappelez à vos invités qu'ils représentent toujours l'entreprise même lorsqu'ils assistent à cet événement après le travail et qu'ils doivent donc se comporter d'une manière adaptée à leur travail.